En önemli görevimiz, kulaklarımızı söylediklerimizi duymaya alıştırmamızdır.

Sydney J. Harris

Günümüz dünyasında sürekli olarak doğruları anlatamamaya ilişkin serzenişler duyarız. Gerek günlük işlerimizde gerekse ortak bir söylem kullanmak konusunda hep anlaşılmamaktan bahseder dururuz.

Her kademede çalışanlar olarak bilerek veya bilmeyerek nasıl bir iletişim benimsediğimizi kendimize sormalıyız. Daha sonra olayları ve diğer kişileri değerlendirmek daha sağlıklı olacaktır. Aksi takdirde en küçük iş birimlerinde bile körler ve sağırlar diyaloğunun gözlenmesi kaçınılmazdır.

İş yaşamında iletişimi kısaca “bilgi üretme, aktarma ve anlamlandırma” süreci olarak tanımlayabiliriz. İletişimde “çatışmalı” bir yol benimseyenlerin yeterli bilgi edinmeleri mümkün olmayacağı gibi bu kişiler her zaman yalnızlığa mahkûm olacaktır. İletişimde “çatışmasız” ama ben merkeziyetçi bir yolu benimseyenler ise birbirlerine yeterli bilgi aktarabilirler. Ancak sonuçta yine de yalnızdırlar.

Peki, ne yapmalıyız?
Doğru iletişim için temel koşul, iletişim içinde bulunduğumuz kişinin yerine kendimizi koyarak onun duygu ve düşüncelerini doğru anlayabilmektir. Olaylara onun bakış tarzıyla bakmalı, olayları, onun gibi algılamaya ve yaşamaya çalışmalıyız.

Anlamak, anlatabilmek ve uzlaşmak için karşımızdaki kişinin duygularını doğru olarak anlamamız gerekmektedir. Ancak karşımızdaki kişinin duygularını ve düşüncelerini tam olarak anlasak bile eğer ne anladığımızı kendisine ifade etmezsek iletişim sürecini tamamlamış olmayız.

İletişim sürecinde kişisel iletişim rehberi yönlendirici olacaktır. Kişisel iletişim rehberinizi oluştururken not alabileceğiniz önemli gelişim tavsiyelerimizi aşağıdaki şekilde özetleyebiliriz:

1. İş arkadaşlarınızdan geliştirmek istediğiniz belirli bir iletişim davranışınız hakkında size geri bildirim vermelerini isteyin.
2. Konuşurken kendinizi dinleyin.
3. Dinleyici karşısında konuşurken, mesajınızı nasıl algıladıklarını sorun, böylece net ve anlaşılır olup olmadığınızı kontrol edersiniz. Eğer mesajınız yanlış anlaşılmışsa, hangi sözcüklerin veya cümlelerin yanlış anlaşılmaya yol açtığını bulmak için sorular yöneltin.
4. İletmek istediğiniz mesajın dinleyenin ilgisini daha fazla çekmesi için paralellikler kurun, atıflarda bulunun.
5. Başkalarının, söylediklerinizi anladığından emin olun. Her şeyi net şekilde anlayıp anlamadıklarını tespit etmeye çalışın.
6. Bir sorunun yanıtını bilmiyorsanız ya da bir konuşmacının anlattıklarını anlamadıysanız bunu açıkça belirtin veya soruyu dinleyicilere yöneltin (Örneğin “Ne düşünüyorsunuz?”). Farklı türlerde sorular (açık uçlu, kapalı uçlu, açıklayıcı vb.) sormak için alıştırmalar yapın.
7. Bir tartışma sırasında içinizden duygusal tepki göstermek geldiğini fark ederseniz, harekete geçmeden önce duygularınızı kontrol altına alın. Durun, içinizden ona kadar sayın ve kendinizi karşı tarafın yerine koyun.
8. Haber spikerlerini, politikacıları ve iyi konuşmacıları seyredin ve dinleyin; konuşma hızlarını, ses yüksekliklerini, ses tonlarını ve telaffuzlarını analiz edin. İncelemek istediğiniz becerilerini not edin. Sonra o kişilerden tavsiyeler almaya çalışın. Bir noktayı vurgulamak ve iletişiminizi görsel açıdan ilginç hale getirmek üzere jest ve mimik alıştırmaları yapın.
9. Kötü bir konuşmacıyı izleyin ve kendinize “Onunla ortak iletişim hatalarım var mı?” sorusunu sorun. Konuşma ve iletişim becerilerinizi geliştirmenize yardımcı olabilecek iyi bir konuşmacıdan veya uzmandan eğitimler alın.
10. Aynı bilgiyi üç ayrı gruba (yöneticiniz, iş arkadaşlarınız ve müşteriler) yazılı olarak bildirmeyi deneyin. Kullandığınız sözcükleri ve tarzı uygun şekilde düzenleyin. İlk taslağı hazırlamadan önce neler yazmak istediğinizi tasarlayın. Bilgileri daha iyi düzenlemenin yollarını arayın.
11. Bir toplantının, çalıştayın veya seminer gündeminin özetini çıkaran kişileri gözlemleyin, bilgileri nasıl düzenlediklerini ve dinleyicileri nasıl aydınlattıklarını saptayın. Bu doğrultuda katıldığınız toplantılarda notlar tutun, sonra bunları düzenleyerek mantıklı bir özet çıkarın.
12. Bir belge hazırladıktan sonra mesleki ve/veya karmaşık teknik terimler bulunup bulunmadığına bakın, daha sade ve kolayca anlaşılır şekilde yazmayı deneyin.
13. Bazı sözcükleri tekrarlayıp tekrarlamadığınızı inceleyin, gerekirse sözlüğe bakarak bu sözcükler yerine kullanılmak üzere başka sözcükler arayın.
14. Önce size gelen net ve anlaşılır yazışmaları, sonra da anlamakta zorluk çektiğiniz yazıları inceleyin. İkisini karşılaştırarak aralarındaki farkları analiz edin ve birini ötekine kıyasla daha etkili kılan özellikleri bulun.
15. Yöneticinizden veya yetkin bir iş arkadaşınızdan yazılı taslaklarınızı inceleyerek en sık yaptığınız hatalarla ilgili geri bildirim vermesini, özellikle de taslağın içeriği, mantığı ve akışını geliştirmek için tavsiyelerde bulunmasını isteyin.
16. İletişim tarzınızı analiz etmek ve geliştirmek için ilgili kitapları araştırın ve okuyun. Lisanın ve kelime hazinesinin nasıl kullanılacağını anlatan gazete köşe yazılarından faydalanın.
17. Verimli, üretken ve girişimci olmak için bilgiye ve araştırmaya ihtiyacımız var ama önce ne tür bir iletişim istediğimizi belirleyelim ve bu doğrultuda kendimize özel gelişim planımızı uygulamaya alalım.

Saygılarımızla,

Melike ARTAR