Süreç analizini, süreç düzenlemenin temel hedefi olan verimliliği artırmanın ilk adımı olarak tanımlayabiliriz. Bu hedefe ulaşmanın araçları geçiş sürelerinin kısaltılması, kalitenin iyileştirilmesi ve maliyetlerin düşürülmesi olarak sayılabilir.
Süreç düzenleme, iş bilimine (ergonomi) dayalı güvenilir bilgileri ve bunların uygulanmasına ilişkin yöntemleri iş sistemi (çalışma yerleri)’yle bağlantılı olarak kapsar. Bu veri ve yöntemlerden yararlanılarak, bir işletmede tedarikten sevkiyata kadar tüm süreçler, çalışan kişiler, üretim araçları ve üzerinde çalışılan nesneler arasındaki amaca uygun ortak bir etkileşim sağlayacak şekilde, verimli ve insana uygun biçimde düzenlenmiş olur.
Süreç düzenleme, insan, teknoloji, bilgi ve organizasyonun çalışma yerlerinde birbirleriyle etkileşime gireceği en uygun koşulları oluşturmak demektir. Hedefi verimlilik olan bir çalışma yerinin gereklerini aşağıdaki şekilde belirlemek mümkündür;
- Üretilen parça başına zamanın düşük olması,
- Yeterli kalitenin sağlanması,
- Düşük çalışma yeri maliyeti,
- Çalışanın dayanabileceği düzeyde bir iş yüklenmesi,
- Zorunlu iş güvenliği koşullarının sağlanması.
Bir işletmede insancıl iş koşullarının sağlanarak verimliliğin arttırılması hedefinin gerçekleştirilmesinde, öncelikle süreçlerin yapı taşları olan iş sistemlerinin yukarıdaki gerekleri karşılayacak biçimde analiz edilmesi gerekir. Analiz sonucu ortaya çıkan ve sürecin çıktısına değer katmayan, ancak maliyet oluşturan faktörler tespit edilip yok edilir veya iyileştirilir. Olumsuzluklar ortadan kaldırıldıktan ya da en aza indirildikten sonra sürecin daha kısa sürede, daha kaliteli ve daha az maliyetli çıktı üretmesi sağlanır.
İş sistemi, belirli çevre koşulları altında verilen bir görevin yerine getirilmesi için insan ve üretim araçlarının girdi üzerinde etki yapmak üzere oluşturdukları bütün olarak ifade edilmektedir. Bir iş sisteminin birbiriyle ilişkili yedi kavramı bulunmaktadır. Bu kavramlar; görev, iş akışı, girdi, çıktı, insan, üretim aracı ve çevre koşullarıdır.
Verimliliği arttırma amacına ulaşmanın araçları, herhangi bir iş sisteminde, belli bir görev doğrultusunda, belirli çevre koşulları altında, insan ve üretim aracının etkisiyle, girdinin çıktıya dönüşümü sırasında meydana gelen olayları, yani iş akışlarını incelemek, ilgili çalışma yerlerinde zaman verilerini saptamak ve değerlendirmektir. Böylece üretim planlama, ön ve kesin maliyet hesapları, performans kıstaslarının belirlenmesi, verimliliği artırmaya yönelik sürekli iyileştirme vb. çalışmaların yapılmasına yönelik süreç veri organizasyonunun kurulması sağlanır. Burada doğal olarak hedeflerin, ne tür değişkenler dikkate alındığında hangi niteliklere sahip kaç kişi tarafından (Norm Kadro) yerine getirileceği de önem kazanmaktadır.
İşletmelerin süreç verimliliğini arttırma amacına hizmet edecek veri organizasyonunun kurulabilmesi için süreç analizi kapsamında zaman ölçümü, dağılım zamanı ölçümü, iş örneklemesi ve dinlenme etüdü gibi veri saptama yöntem ve tekniklerinden yararlanılmaktadır.
Süreç verimliliğinin artırılabilmesi amacıyla yapılacak iyileştirme projelerinde, süreçleri analiz ederek süreçlerde ortaya çıkan akış türlerinin dağılımını bilmek, karar vericilere önemli ipuçları sağlar. Bu bağlamda geliştirilmiş pek çok yöntemin en önemlilerinden birisi, belli bir görev doğrultusunda insan, üretim aracı ve girdinin etkileşimleri sonucu meydana gelen akış türleri dağılımını ortaya çıkarmada yararlanılan istatistiksel süreç analizi (iş örneklemesi)’dir.
İstatistiksel süreç analizi tek başına bir amaç değil, işletmenin süreçlerine ayna tutan bir araçtır. Eğer aynadaki görüntü doğru okunabilirse son derece yararlı bir araç haline dönüşür. İşletmeler, varlıklarını sürdürebilmek için pazar paylarını artırmak zorundadırlar. Bunun için de üretim maliyetlerini sürekli izlemeli ve iyileştirilmesini sağlamalıdırlar. Yani, ürüne değer katmayan ve kayıp olarak adlandırılan faaliyetler ile beklememeleri, yapılacak sistematik analizler ile belirleyip önlenmesi yolunda çaba sarf etmelidirler. Bu günümüzde işletmeler açısından genel geçer kural haline gelmiştir.
Sorunlar fark edilmediği ya da fark edilse bile üzerinin örtüldüğü durumlarda çok daha ciddi sorunlara dönüşmektedir. Bu nedenle her sorun, iyileştirme için güzel bir fırsat olarak değerlendirilmelidir. Şirketlerde sorun oluşturan ya da oluşturacak noktalar birbirine çok benzemektedir. Bunlar;
- Makinelerde yüksek hazırlık ve duruş zamanları,
- Prosesler arasında aşırı stok bulundurma,
- Forklift ya da transpalet ile veya elle yapılan taşımaların çokluğu,
- Bir önceki süreçten kaynaklanan hatalı parçalar,
- Organizasyondan ya da çalışandan kaynaklanan beklemeler,
- Çalışma yerleri yerleşiminin akışa uygun olmaması,
- Çalışma koşullarının uygunsuzluğu,
- Çalışanların belirlenen talimatlara uymaması ya da uymak zorunda oldukları bir talimatın olmaması vb.
Günümüzde, özellikle üretim süreçlerinde yapılan analizler sonucunda, zaman kayıplarına neden olan akış dilimlerinin tespit edilip iyileştirilmesi ve iş akışlarının yeniden düzenlenmesi ile ilgili çalışmalar, işletmeler için her zamankinden çok daha fazla önem kazanmıştır. Bu bağlamda yapılacak çalışmaların işletmeler için sağladığı kazanımları özetle şu başlıklar altında sıralayabiliriz:
- Bu tür projelerde görev alan işletme teknik elemanları, süreç iyileştirme yöntemlerini inceleyip, öğrenme ve uygulama fırsatı bulur.
- Süreçlerin düzenlenmesi ve düzenlenen süreçlerde saptanan standart zamanlardan yararlanılarak iş yüküne bağlı en uygun kadro sayıları (Norm Kadro) tespit edilir.
- Oturarak ya da ayakta yapılan çalışmalarda veya ağır malzemelerin taşınması ya da yer değiştirilmesinde yapılan önemli ergonomik yanlışlıklar saptanıp iyileştirme fırsatları ortaya çıkarılır.
- Olumsuz çalışma koşullarından kaynaklanan iş yükleri belirlenip bu koşulların iyileştirilmesi yönünde çalışmalar yapılır.
- Atıl kapasite alanları tespit edilip, bu kapasitenin efektif kullanımının sağlayacağı faydalar belirlenir.
- Taşıma hareketlerini azaltacak alternatif yerleşim planları hazırlanır.
- Kayıp zamanlar (uzun hazırlık süreleri, kişisel nedenle ara vermeler, işe geç gelme, işi erken bırakma vb.) tespit edilip, neden olduğu maliyet kayıpları ve giderilmeleri için iyileştirme önerileri geliştirilir.
Kazanımları sürekli kılmak için verimlilik artırma araçlarını yerinde ve zamanında kullanmak zorundayız. Aksi halde rekabetin dışındayız. Bilmekte fayda var.
Mustafa ÖNCER