İşletmeler, temelde iki beklentiden hareketle kurulurlar. Bunlardan birisi kazanç sağlamak gibi ekonomik beklentiler, diğeri de güç, prestij, istihdam yaratma vb. ekonomik olmayan beklentilerdir. Hangi beklentiden hareketle kurulmuş olurlarsa olsunlar, işletmeciliğin temel kuralı, kaynakları doğru kullanmaktır.

Faaliyet türüne, ölçek büyüklüğüne, sahiplilik durumuna vb. göre toplam maliyetler içindeki payı değişmekle birlikte, her işletme için en önemli kaynak hem fiziksel hem de zihinsel anlamda insan gücüdür. Aynı zamanda insan gücü kuruluş kapasitesinin de ölçeğidir. Örneğin bir sanayi kuruluşu, yılda 100 bin birim mamul üretip satacak ise, bunu hangi birimlerde, hangi özelliklere sahip, kaç kişi ile yerine getireceğini belirlemesi gerekir. Bu durum hizmet üreten kuruluşlar için de böyledir. Bu gereksinim ise norm kadro aracılığıyla temin edilir. Norm kadro başlangıçta, yani kuruluş aşamasında sezgisel olarak ve çoğunlukla da benzer işletmeler örnek alınarak yapılır.

Kuruluş yapılanması ister dikey (fonksiyon bazlı), isterse yatay (süreç bazlı) olsun, bilinen işletmecilik fonksiyonlarına göre oluşturulur. Yani; tedarik et, üret, müşteriye ilet ve bütün bu işleri yönet. Bu fonksiyonlar temel alınarak görev yerleri oluşturulur ve kurumsallaşma ilkelerine göre birbirleriyle ilişkilendirilir. Her bir görev yerindeki alt görevler ve bu görevlerin yerine getirilmesi sırasındaki faaliyetler belirlenir ve sınıflandırılır.

Görev yerlerindeki alt görevlerin sınıflandırılması, bu görevlerin yerine getirilme işlevlerine göre yapılır. Bu işlevler; yönetme, uygulama, kontrol etme ve bilgilendirmedir. Hangi işleve sahip olursa olsun, her bir görevin, bu görevi gerçekleştirecek olan kişiden beklentisi farklıdır. Bu farklılıklara iş gerekleri denir. Bunlar bilgi, beceri, deneyim beklentisi; fiziksel ve/veya zihinsel çaba beklentisi; gerek kendisinin gerekse çevresinin güvenliğiyle ilgili sorumluluk beklentisi ve çevre koşullarına uyum beklentisidir.

İşte her bir görev yerinde farklılık gösteren tüm bu beklentilere karşı, bu görevleri gerçekleştirecek olan ya da gerçekleştirmeye aday olan kişilerin özellikleri (yetkinlik, liyakat) de beklentilerle uyumlu olmalıdır. Bu uyumluluk sınıflandırılır ve kadro unvanı olarak adlandırılır. Örneğin bir talaşlı imalat atölyesinde “CNC Torna” ile “Üniversal Torna”da yapılacak işler aynı bile olsa, bu iki farklı çalışma yerinin çalışandan beklentileri farklılık gösterir. Dolayısıyla bu beklentilere uygun özelliklere sahip insanları istihdam edebilmek için “CNC Torna Operatörü”, “Üniversal Torna Operatörü” kadro unvanları oluşturulur. Her bir kadro unvanı için iş tanımları yazılır. Ancak bu noktada şöyle bir soru akla gelebilir. Ben atölyemde her iki torna makinasının birbirine göre üstünlüklerinden dolayı ikisini de bulunduruyorum. Bununla birlikte, bir çalışma gününde her ikisini de dolduracak üretim kapasitem yok. Dolayısıyla her makine için ayrı kadro unvanı oluşturursam bu sefer iki çalışan istihdam etmek durumunda kalacağım. Bu da benim maliyetlerimi artıracağı için rekabet gücümü zayıflatacaktır. Bu durumda yapılacak şey, iki kadro unvanını birleştirerek “Torna Operatörü” kadro unvanını oluşturmaktır. Buna göre çalışanın da yetkinliklerini artırarak her iki çalışma yerinde de çalışabilecek konuma getirmek gerekir.

Buraya kadar anlatılanlardan çıkan sonuca göre norm kadro; doğru yerlerde, doğru işleri, doğru niteliklere sahip, doğru sayıda kişilerle yapmanın adı olarak ifade edilebilir. Küçükten büyüğe her kuruluş için işletmecilik dinamik bir süreçtir. Konjonktürel özellikler nedeniyle işletmelerin zamanla kapasite büyüklüğü ya da türünde farklılıklar oluşabilir. Bu nedenle elbette ki akşamdan sabaha değil, ama ihtiyaç doğduğunda genelde yeniden yapılanma, özelde de norm kadro çalışmaları tekrarlanmalıdır. Genelde bu tür çalışmaların yapılması, en önemli maliyet kalemi olarak işçilik giderleri görüldüğü için, kriz dönemlerinde akla gelir. Evet, maliyet bu tür çalışmaların yapılmasında önemli bir etkendir ama tek etken de değildir. Konjonktürel krizlerin dışında, işletmede işler kötü gidiyorsa, işler doğru bile olsa doğru kişiler tarafından yerine getirilmediğinden kaynaklanıyor olabilir. Bunun örneklerine irili ufaklı pek çok işletmede rastlamak mümkündür.

Pek çok patron ya da yöneticide şu anlayış vardır. Örneğin; bir çalışma yerindeki görevin bilgi-beceri gerekleri, meslek liselerinin torna-tesviye bölümünden mezun olmayı gerektiriyor olsun. Siz de patron ya da yönetici olarak, “piyasada bir sürü işsiz ve düşük bir ücretle çalışmaya hazır üniversite mezunu var” kanısındasınız. Dolayısıyla “aynı ücrete teknik lise mezunu yerine üniversite mezunu makine mühendisi çalıştırarak daha iyi sonuç alırız” ya da “nasıl olsa bizde işçilik ucuz, hem fazladan 3-5 kişiye de istihdam yaratmış oluruz” düşüncesiyle, “üç kişinin yapacağı işi beş kişiyle yapsak daha iyi olur” derseniz, yanılırsınız. Bunlar yanlış düşüncelerdir ve maalesef danışmanlık yaptığımız pek çok işletmede benzer örneklerine rastladık/rastlıyoruz.

Buradan şu anlaşılmalıdır; Norm kadro, zor zamanlarda çalışan sayısını azaltmak için kullanılabilecek sihirli bir değnek değildir. Norm kadronun en önemli ayağı gereklilik-liyakat dengesini sağlamak, ikincisi de aynı ya da benzer gereklilikteki görevlerin/işlerin, bunları karşılayacak yetkinliğe sahip kaç kişi tarafından yerine getirileceğini tespit etmektir.

Tespit etmek deyince, bunun yol ve yöntemleri nelerdir sorusu akla gelmektedir. Norm kadro hem nitelik hem de nicelik olarak gerekli kadro sayısını tespit etmektir. Nitelikle ilgili çalışmada yöntem şöyledir. Gereklilik-liyakat dengesini sağlayacak olan bilgiler, en üst yöneticiden en alt düzeydeki çalışana kadar, her bir kadro unvanı için ayrı ayrı hazırlanan iş/görev tanımlarında yer alır. İş/görev tanımları, yapılacak iş analizleriyle elde edilen bilgilerden hareketle hazırlanır ve yazılır.

Belli niteliklere sahip kadro unvanlarıyla ilgili norm kadro sayılarının tespitinde ise, önce kadroları ikiye ayırmak gerekir. Bunlardan biri göreve bağlı kadrolar, diğeri ise iş yüküne bağlı kadrolardır. Göreve bağlı kadrolar, yapısal organizasyonun oluşturulmasıyla birlikte ortaya çıkar ve her bir görev yeri için bir adet olacak şekilde belirlenir. Bunlar; birim yöneticisi, şef, müdür, daire başkanı, genel müdür, direktör, koordinatör vb. gibi daha çok görevlerin yerine getirilmesi sırasında “yönetmek” işlevini üstlenecek olan kadrolardır. Genellikle bulunduğu birimin ya da görev yerinin ismiyle adlandırılır. Örneğin; Genel Muhasebe Şefi, Maliyet Muhasebesi Şefi, Satınalma Müdürü, İK Direktörü gibi.

İş yüküne bağlı kadroların kadro sayılarının tespitinde zamansal iş yükü esas alınır. Bunun için de iş yükü tespit edilecek ilgili kadro unvanının iş tanımlarında yer alan faaliyetlerin, belli bir dönemde ortaya çıkan (genellikle bir yıl) standart süreleri toplamı tespit edilir. Bu değer, ilgili kadro unvanındaki görevlerin gerekliliklerini karşılayacak yetkinliğe (liyakat) sahip bir kişinin ilgili dönemdeki standart çalışma zamanına oranlanır. Çıkan değer, o kadro unvanına ilişkin norm kadro sayısıdır.

Sonuç olarak; norm kadro, pek çok işletmede yapıldığı gibi, kriz dönemlerinde akla gelecek, bir maliyet iyileştirme aracı değildir. Yine norm kadro çalışmaları, yönetim tarafından çalışanları tedirgin etme amaçlı bir araç olarak kullanılmamalıdır. Norm kadro, başta işgücü olmak üzere işletme kaynaklarını verimli kullanmanın bir aracıdır ve yeniden yapılanmanın son aşamasıdır.

Mustafa ÖNCER