Öğrendiklerimiz

13.01.2020 | AA Kurumsal Gelişim

Süreç Tasarımı: Kimsenin Asıl İşi Olmayan Ama Firmanın En Önemli İşi Olan İş!

Süreç Tasarımı bilginin içeriğine ve akışına hükmeder. Sıkıntıları gidermek, var olduğu farkedilemeyen sorunları tespit etmek, daha hızlı, daha verimli, daha kaliteli işler yapmak için gereklidir. Herhangi bir disiplinin alt konusu olmaktan çok daha önemlidir, kendi başına bir felsefedir.

Biraz iddialı bir başlık oldu biliyorum. “Süreç tasarımı ne zamandan beri firmanın/kurumun en önemli işi sayılıyor?” diyebilirsiniz. Demeyin, gerçekten son derece önemli bir iş. Ne yaptığını bilen bir firma para kazanır ancak. Bunun için de ne yapacağını ve nasıl yapacağını iyi tasarlamış olması gerekir. Kuruluş aşamasında çok önemli değildir belki ama faaliyete geçtikten hemen sonra yarınlarınız için bu konuya efor sarfetmeniz gerekir. Üstelik bunu sürekli yapmanız gerekir.

Soruyorum: Yapıyor musunuz? Daha da iyisi “bizim kurumda süreç tasarımcıları var, bir odada oturup bütün gün sadece süreç tasarlıyorlar” diyor musunuz? İnanmam! Süpermen veya Noel Baba kadar gerçektir o kadro, mutlaka başka işler de yapıyorlardır. Proje yöneticisi, proje ekibi, fonksiyonel yönetici, yazılım ekibi veya analisttir onlar; başka bir ürün ortaya çıkartırken ek iş olarak süreç tasarlamaları da gerekiyordur. Öyle değil mi?

Süreç tasarımı denilince bugüne kadar iş ortamında maruz kaldığınız durumlardan ötürü şu iki alandan biri geliyordur aklınıza: yazılım mühendisliği ya da proje yönetimi. Ya da ikisi birden...

Evet, önce proje yönetimine bakalım. PMI’ın PMBOK’ında proje yönetim süreçlerinin arasında “süreç iyileştirme” de geçer, daha doğrusu sürekli konu edilir. Her şeyi kayıt altına al, zamandan kazanmak veya performansı artırmak için önerilerini paylaş, son olarak da “öğrenilen dersler” dokümanları oluştur denilir. Bunların tamamı aslında “proje ile uğraşırken firmadaki iş yapış şekillerini herhangi bir yönde geliştiriyorsan, iyileştiriyorsan, bunu kayıt altına al ve firmaya kalıcı olarak kazandır; proje bitimi ile birlikte kaybolup gitmesin” demektir.

Rita Mulcahy (RIP) ise kitabında bunu açık açık söyler. Planlama süreçleri arasında süreç iyileştirme için bir planın olsun der (create process improvement plan) ve yürütme süreçleri arasında da sürekli olarak gelişimi sağla der (continuously improve). Rita, PMP sertifikasyon sınavına hazırlık için yazdığı ve ölümüne kadar sürekli güncellediği kitapta PMBOK’ın temel mantığını anlatmaya ve farklı yoldan öğretmeye çalışırdı zaten, mekanı cennet olsun.

Çevikte de geçer bu konu, hatta klasik yöntemlere göre çok daha fazla vurgulanmıştır, çok da hoşuma gider bu yüzden. Döngü/iterasyon sonlarında geriye dönük toplantılar (retrospective meetings) yap ve “iyi ve kötü yaptığın şeyleri tespit et” der çevik yöntemler. Özetle, bir yandan projeyi yürütürken diğer yandan şirket için süreç iyileştirmesi yapar, projedeki bir işin daha iyi bir yapılış şekli varsa bunu kayıt altına alır ve sistemleştirirsiniz. Böylece proje yürüten takım aslında şirketin süreçlerinin iyileştirilmesine de yardımcı olur.

Yazılım tarafına gelecek olursak süreç tasarımı daha da önem kazanır. Zaten yazılım ile çözülecek ihtiyacın analizini yapmadan kod yazmaya başlayamazsınız. Bu analiz yapılırken tasarıma da ister istemez girilir. Analiz ve tasarım çoğu yazılım projesinde birbirinden ayrılamayacak kadar iç içe giren kavramlardır. Yazılım işindeki yönetici ve çalışanlar aynı zamanda müşteri ihtiyacını net olarak anlayabilecek kadar iyi birer analist olmak, süreç tasarımına aşina olmak durumundadır.

İşte bu noktada süreç tasarımı kavramının ne olduğunu daha net anlatabilmek için düşüncelerinizi bu iki alandan bağımsızlaştırmak istiyorum. Süreç tasarımının bir proje süreci içinde yan ürün olarak yapılmadığı ya da süreç tasarımı sonucunda bir yazılımın geliştirilmeyeceğini düşünün lütfen. Eminim zor olacak, çünkü bugünün firmalarında ucu yazılıma çıkmayan bir projeye rastlamak giderek zorlaşıyor ve de yazılım proje takımlarının çabaları haricinde, doğrudan “süreç tasarımcısı” diye bir kadro bulmak pek mümkün olamıyor.

Örneği somutlaştırmak için bir miktar zaman yolculuğu yapıp 30-35 yıl kadar önceye gidelim. Bilgisayar kullanımının çok yaygın olmadığı, işlerin daha ziyade kağıtlar ve formlar üzerinden yapıldığı yıllara. O dönemde faaliyet gösteren bir tekstil şirketinin, satın alma sürecindeki bir iletişimsizlikten zaman ve para kaybı yaşadığını, genel müdürün sizi ve ekibinizi bu işi çözmek için görevlendirdiğini düşünün. Mesela 20 top kumaş geliyor depoya ve depo yetkilisi “biz böyle bir sipariş vermedik, yanlış sevkiyat, belki yandaki fabrikaya gelmiştir” diyerek kamyonu geri yolluyor. Bu olaydan birkaç saat veya bir iki gün sonra planlama müdürü depoyu arayıp “hala gelmedi mi kumaşlar?” diyor.

Eminim çok tuhaf geliyordur size şu anda, ama inanın böyle şeyler olabiliyordu. “Burada hata nerede yapılıyor? Neden böyle bir koordinasyonsuzluk oldu?” sorusunun cevabını verebilmeniz için öncelikle süreç tasarımının “analiz” aşamasını yapmak durumundasınız. Buna mevcut durum (AS-IS) analizi diyoruz. Hemen sonrasında da bu hatanın bir daha tekrarlanmamasını sağlayacak bir “tasarım”, yani istenen durum (TO-BE) ile genel müdürünüzün karşısına çıkmanız gerekir. İlginçtir, basit bir form tasarlayarak ya da mevcut bir forma eklenecek bir bilgi alanı ile çözdüğünüz süreçler olabilir. Bir “haber verme” işini prosedür olarak tanımladığınız ve bölümleri, birimleri rahatlattığınız tasarımlar olabilir. Bir yazılım yapmamışsınızdır sonuçta ama bilgiye ve bilginin akışına hükmederek çalışanların derdini çözmüşsünüzdür. İşte süreç tasarımı aslında böyle bir şeydir. Sıkıntıları gidermek, var olduğu farkedilemeyen sorunları tespit etmek, daha hızlı, daha verimli, daha kaliteli işler yapmak için gereklidir. Herhangi bir disiplinin alt konusu olmaktan çok daha önemlidir, kendi başına bir felsefedir.

Süreç tasarımcıları olağanüstü insanlar oldukları için veri akışındaki, sistemdeki hataları bulmazlar. Kimsenin göremediğini gören gözleri, özel duyma, anlama, hissetme yetenekleri de yoktur. Bu kişiler en basit anlamda “biz bu hatayı neden yaptık, bir daha olmasını nasıl engelleriz?” diyerek konu hakkında kafa yormaya zaman ayıran kişilerdir. Bunu sadece projelerde değil, firmanın rutin operasyonları için de yapan kişilerdir.

Firmanızdaki süreçlerin her birinde iyileştirmeler yapmak için ölçeğinize göre belirli sayıda kişiyi yetkili kılmalısınız. “Adanmış süreç tasarım ekipleri” oluşturmalısınız. Her bir süreçte, her gün daha iyiye gitmelisiniz. Dünya değişiyor, teknoloji uçuyorken sizin süreçleriniz veya iş yapış şekilleriniz nasıl aynı kalabilir ki? 10 yıl sonra eskisi kadar popüler olmayan firmanızın neden o duruma geldiğini araştırmak istemiyorsanız bu konuya yatırım yapmalısınız. Hemen, bugünden itibaren!

Tıkır tıkır işleyen, mükemmel süreçler dilerim.

Baler Eskibatman

AA Kurumsal Gelişim Hizmetleri A.Ş.
Esentepe Mh. Milangaz Cd. No:77 Vizyon Kartal
A2 Blok Kat: 28 D200
Kartal / İSTANBUL
+90 216 517 71 71
info@aagelisim.com.tr

© AA Kurumsal Gelişim Hizmetleri A.Ş. - Tüm hakları saklıdır.