Öğrendiklerimiz

03.06.2018 | AA Kurumsal Gelişim

Performans Yönetim Sistemi Nedir ve Nasıl Olmalıdır?

Performans, performans yönetimi, performansın ölçülmesi, performansın değerlendirilmesi gibi terimleri artık günümüz iş ortamında sık sık duymaktayız. Çeşitli disiplinlerin bilgi birikimine gömülü olan performans tüm kurumsal seviyelerde kullanılan bir terimdir. Peki, performans, performansın ölçülmesi, değerlendirilmesi ve genel olarak performans yönetimi sistemi nedir ve nasıl olmalıdır? Performans yönetim sistemini açıklamadan önce performans ve performans yönetimini anlamakta fayda vardır.

Performans yönetimi, belirli bir süre boyunca çalışanın iş gereksinimleriyle ilişkili performansını gözlemlemek için toplam süreci ifade etmekle birlikte, değerlendirilen kişilerin eksikliklerinin açıklığa kavuşturulması ve verilen hedeflerin hangi derecede yerine getirildiğinin belirlenmesi ile ilgili süreci kapsamaktadır. Aynı zamanda, performans yönetimi iş başında akıl hocalığının (mentorluk) ve rehberliğin (koçluk) sağlanması, performans hedeflerini belirleme, ölçme, değerlendirme, bilgi oluşturma ve bu bilgileri diğer alanlarda kullanma ile ilgilidir. Günümüzde performans ölçümü ve değerlendirmesinin çoğu kurumda yılda iki kez gerçekleştirildiği görülmektedir. Performansın gözlemlenmesi farklı farklı program ve araçlarla gerçekleştirilse de teknolojinin gelişimi sonucunda artık diğer alanlarda olduğu gibi performans ölçüm ve değerlemede ortak bir platformun oluşturulması gerekliliği kabul edilmektedir. Çalışanların performans değerlendirme süresi içerisinde kendilerine verilen hedeflere ulaşabilme seviyelerinin belirlenmesi sonucunda hem bireysel, hem takım hem de kurumsal hedeflere ulaşabilme oranı da yükselmektedir. Bundan başka performans yönetimi, ölçme ve değerlendirme sonucunda oluşan bilginin kurum içerisindeki diğer süreçlerde kullanılması ile ilgilidir. Örneğin; performans değerlendirmenin sonuçları, çalışanların ücret yönetiminde ve gelişim planlarında, kurum kariyer planlamada, organizasyonel yedeklemede ve ödül gibi alanlarda kullanılabilir bilgi sağlamaktadır.

Peki, performans nedir?

Performans bir çalışanın kendine verilen görevleri belirli bir zaman dilimi içinde yerine getirmesi ile elde edilen sonuçlardır. Aynı zamanda, kurumsal bir ortamda çalışanların faaliyetleri ve/veya davranışlarını kendi pozisyonuna dair görevlerine uygulayabilmesidir. Performans, çalışanların görevleri kapsamında olsa da daha çok çalışanların “davranışlarından etkilenmektedir. Davranış, çalışanın işi ile ilgili işinde yaptığı tüm faaliyetleri kapsamaktadır.

Buna göre de performans, hem çalışana hem de kuruma önemli avantajlar sağlamaktadır. Buradan hareketle performans yönetiminin kurumda çalışan kişilerin performansını arttırarak ve çalışanların/ekiplerin yeteneklerini geliştirerek kuruma sürekli başarı kazandıran stratejik ve bütünleşik bir süreç olduğunu söyleyebiliriz. Firmalar açısından ise performans yönetimi, bir kurumun rekabet ortamında kurumsal performansı artırmak için çalışanların bilgisini, becerilerini, kişisel özelliklerini, yeteneklerini, davranışlarını ve performansını değerlendirip geliştiren tam kapsamlı bütünleşik bir araçtır.

Performans Yönetim Sistemi, performans planlaması ve anlaşması da dâhil olmak üzere performans ile ilgili tüm unsurlarla alakadar çerçeveyi ve politika çerçevesini içerir. Performans yönetim sistemi aynı zamanda, çalışan performansını yönetmek için performans izleme, inceleme, değerlendirme, kontrol etme, gelişimi planlama, denetim ve performans değerlendirme sonuçlarını yönetme ile ilgili yetkilendirilmiş çerçeve sunan bütünsel bir olgudur.

Performans yönetim sistemi çalışanların temel görevleri ve işleri hakkında açıkça hedefler belirler. Ayrıca çalışanların kurumun hedeflerine nasıl katkıda bulunacağı, engelleri nasıl ortadan kaldıracağı ve değerlendirme sonucunda ne vaat ettiği ile ilgilidir. Performans yönetim sistemi, çalışan ve kurumun eşgüdüm içerisinde tasarladığı ve uyguladığı bir sistemdir. Performans yönetimi kurumun çalışma hedeflerini ve performans standartlarını belirler. Çalışanlara işler atanır ve değerlendirilir, performans geribildirimi sağlanır. Geri bildirim ve değerlendirmeler sonucunda eğitim ve gelişim ihtiyaçları belirlenir. Çalışanların ücret, ödül ve terfilerini etkiler. Dolayısıyla performans yönetim sisteminin bütünsel ve hassas bir yapıda olduğunu her zaman göz önünde bulundurmalıyız. Ayrıca doğru bir şekilde kullanıldığında verimliliği artırmanın yanı sıra, tüm kurum için gelişim ve büyüme katkısı sağlar.

Buna göre performans yönetim sistemini tasarlamadan ve uygulamadan önce birtakım altyapı oluşumu veya gelişimi tamamlanmalıdır. Performans yönetim sisteminin tasarımı ve uygulanma zamanı aşağıdaki ilkelerin esas alınmasını gerektirmektedir;

  • Performans yönetim sistemi kurumun bütününe ait olmalıdır. Kurumun hiçbir biriminde ikinci bir performans yönetim sistemi olmamalıdır, oluşmasına izin verilmemelidir.
  • Performans yönetim sistemi kurum kültürüne uygun olmalıdır.
  • Performans yönetim sistemi kurumsal boyutları ve amaçları kapsamalıdır.
  • Hedef belirleme zamanı mevcut durumu göz önünde bulundurmalı ve açıkça tanımlanmalıdır.
  • Performans yönetim sisteminin verimli olabilmesi için sistematik bir yapıda kurum ve bölüm/birim odaklı olarak çalışması gerekir.
  • Performans ölçüm araçlarının ne olacağı önceden belirlenmeli ve çalışanların bundan haberdar olmaları sağlanmalıdır.
  • Performansın ölçümü ve değerlendirmesi gizlilik, güvenilirlik ve adalet ilklerine dayanmalıdır.
  • Performans değerlendirmelerinin sonuçlarının nerelerde kullanılacağı belirlenmelidir.
  • Performans değerlendirmeleri sonucunda çalışanları neyin beklediği ve katkının nasıl olacağı belli olmalıdır.

Sürdürülebilirlik adına performans yönetim sisteminin uygulanmasında üst yönetim teminatı esastır. Ayrıca performans yönetim sistemin işlerlik kazanması, güvenilirliği ve sürekliliği için üst yönetim desteğinin sürekliliği de olmaz ise olmazdır.

Uygulayanın, yapanın, karar verenden daha güçlü olduğunu unutmayalım!

Bahman HUSEYNLİ
Kurumsal Gelişim Projeleri İş Ortağı

AA Kurumsal Gelişim Hizmetleri A.Ş.
Esentepe Mh. Milangaz Cd. No:77 Vizyon Kartal
A2 Blok Kat: 28 D200
Kartal / İSTANBUL
+90 216 517 71 71
info@aagelisim.com.tr

© AA Kurumsal Gelişim Hizmetleri A.Ş. - Tüm hakları saklıdır.